Nowe technologie na potrzeby hotelowej recepcji

Technologie komputerowe ogromnie usprawniły pracę działu recepcji. W zależności od generacji sprzętu i programów używanych do prowadzenia dokumentacji można wyróżnić trzy fazy rozwoju operacji tego działu:

  • manualną – wszystkie czynności są wykonywane ręcznie;
  • automatyzacji – niektóre czynności są wykonywane za pomocą sprzętu elektromechanicznego;
  • komputeryzacji – wykonanie wielu czynności wspomagają programy komputerowe.

W większości hoteli praca recepcji jest w pełni skomputeryzowana. Pierwsze systemy komputerowe pojawiły się w hotelarstwie i gastronomii na początku lat siedemdziesiątych. Z powodu wysokiego kosztu zakupu i instalacji stosowały je wówczas tylko duże hotele. W następnej dekadzie korzystanie z technologii informacyjnych stało się bardziej powszechne, do czego przyczyniła się zarówno malejąca cena sprzętu komputerowego i oprogramowania, jak i łatwość obsługi. Rozwój komputerów osobistych, a zwłaszcza stworzenie modeli dostępnych dla małych hoteli przyczyniły się do upowszechnienia nowych technologii. W latach osiemdziesiątych posługiwanie się systemami komputerowymi stało się opłacalne w hotelach wszystkich typów i kategorii. Technologia komputerowa jest wykorzystywana we wszystkich fazach cyklu obsługi gościa. Moduł wewnętrznego systemu rezerwacji komputerowej może być na stałe podłączony do centralnej sieci, gdzie odpowiedni program automatycznie blokuje sprzedane pokoje (faza przed przyjazdem). Moduł można zaprogramować w taki sposób, aby automatycznie wystawiał potwierdzenia rezerwacji i inne dokumenty niezbędne w fazie poprzedzającej przyjazd gości, a także sporządzał spisy przyjeżdżających gości, prognozy wykorzystania pokoi i wielkości przychodów oraz rozmaite raporty. W fazie przyjazdu gościa informacje o nim są albo kopiowane z systemu komputerowej rezerwacji, albo wprowadzane do niego przez recepcjonistę w przypadku gości przyjeżdżających po wyznaczonym terminie. Gość dostaje wówczas do akceptacji i podpisu komputerowy wydruk karty rezerwacji. Zainstalowanie terminali autoryzacji kart kredytowych pozwala pracownikom recepcji sprawdzić wypłacalność gościa.

W fazie pobytu w hotelu wszystkie transakcje zakupów na terenie hotelu są elektronicznie przekazywane do terminalu recepcji, który automatycznie obciąża rachunek gościa. Dzięki urządzeniom elektronicznym, które księgują, przechowują i bilansują wszystkie rachunki gościa, nocny księgowy ma ułatwioną pracę – nie musi ręcznie obliczać należności, wobec czego zostaje mu więcej czasu na sprawdzanie sald na rachunkach.

W fazie wyjazdu gość otrzymuje szczegółowy wydruk komputerowy wszystkich transakcji. W zależności od metody regulowania należności komputerowy system automatycznie sporządza stosowne dokumenty, zarówno dla gościa, jak i dla księgowości hotelu. Informacje o transakcjach gościa zgromadzone w procesie księgowania należności są wykorzystywane do sporządzenia karty klienta.

Programy komputerowe

Większość sieci hoteli ma własne scentralizowane systemy rezerwacji komputerowej. Wszystkie obiekty sieci są podłączone do systemu tak, aby informacje mogły być przesyłane bezpośrednio do modułu rezerwacji w docelowym obiekcie. Aktualny spis przyjeżdżających gości można sporządzić dzień wcześniej.

Każdy system komputerowy jest zaprogramowany w ten sposób, że gdy recepcjonista wprowadzi żądany numer pokoju, na ekranie jego terminalu pojawia się informacja o bieżącym statusie. Po sprzątnięciu i przygotowaniu pokoju do sprzedaży, służba pięter wprowadza stosowne zmiany do własnej bazy danych, skąd są one natychmiast przekazywane do recepcji. Programy zarządzające rezerwacją, pokojami i rachunkami gości pozwalają na opracowanie raportów dziennych, dotyczących spodziewanych przyjazdów, liczby pokoi gotowych do sprzedaży oraz bilansów wykorzystania pokoi. System komputerowy jest również instrumentem komunikowania się recepcji z działami administracji i księgowości hotelu.

Działy recepcji, finansowy, księgowy i administracji, mogą się posługiwać odrębnymi systemami, niemniej jednak zintegrowany system ułatwia kontrolowanie wszystkich rodzajów działalności, od sprzedaży pokoi i wynagrodzeń personelu począwszy, na analizie rachunków gości i innych dokumentów finansowych skończywszy. Jednak sporządzenie kompletnego sprawozdania finansowego za pomocą zintegrowanego systemu nie będzie możliwe dopóty, dopóki wszystkie dane nie zostaną wprowadzone do pamięci komputera. Z tego względu terminowe zakończenie operacji w działach finansowym i księgowych zależy od sprawnego gromadzenia i wprowadzania danych przez dział recepcji. Na rynku dostępne są rozmaite pakiety programów opracowane na potrzeby poszczególnych działów, np.:

  • moduł konta „dłużnicy”, za pomocą którego można monitorować obciążenia na rachunkach gości, pod warunkiem że będzie on zintegrowany z programem rachunkowym recepcji;
  • moduł konta „wierzyciele”, umożliwiający rejestrację zakupów dokonywanych przez gościa oraz pozwalający na utrzymanie płynności finansowej hotelu na poziomie gwarantującym spłatę długów hotelu;
  • moduł funduszu płac, służący do przetwarzania danych dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia personelu i naliczania podatków;
  • moduł sprawozdawczości finansowej, za pomocą którego można sporządzać zestawienia kwot rachunków w celu opracowania bilansu, oświadczeń o uzyskanych dochodach oraz przygotowywać raporty na potrzeby analizy transakcji.

Dostępne są również inne programy i urządzenia, które pomagają w pełni zautomatyzować pracę hotelu. Do najbardziej popularnych należą:

  • elektroniczne terminale kasowe, przesyłające informacje o transakcjach gościa na terenie hotelu do terminalu recepcji, gdzie transakcje są księgowane na Rachunku gościa;
  • programy obliczające należności za rozmowy telefoniczne;
  • programy sterujące elektronicznymi zamkami w drzwiach pokoi, które mogą być połączone z modułami w działach recepcji i służby pięter w celu zapewnienia gościom większego bezpieczeństwa.