Archiwa tagu: pisanie prac

Zarządzanie bieżąca działalnością hotelu

Standardy wydajności

O ile standardy wykonania określają oczekiwania pracodawcy co do jakości pracy personelu, o tyle standardy wydajności odnoszą się do ilości pracy. Podstawowym zagadnieniem jest w tym przypadku czas potrzebny na zakończenie danej czynności, zakładając, że zostanie ona wykonana zgodnie z przyjętymi w dziale standardami wykonania.

Standard wydajności jest jednym z czynników decydujących o tym, ilu pracowników może zatrudnić dany dział w ramach przydzielonego budżetu. Ponieważ standardy wykonania są w zasadnie indywidualną sprawą każdego hotelu, również standardy wydajności nie są ustalane na jednakowym poziomie w całym hotelarstwie, lecz zmieniają się w zależności od potrzeb. Podobnie jak obowiązki pokojówki w hotelu turystycznym zasadniczo się różnią od zakresu obsługi w hotelu średniej czy luksusowej kategorii, tak standardy wydajności będą inne w każdym z tych hoteli. Kierownik służby pięter musi wiedzieć, ile czasu potrzeba na wykonanie każdej czynności umieszczonej w grafiku prac porządkowych, np. na sprzątnięcie jednego pokoju. Dopiero wówczas może określić standard wydajności.

Istotną kwestią jest odpowiednie zrównoważenie hierarchii ważności standardów wykonania i wydajności. Egzekwowanie przede wszystkim wydajności pracy wcale nie musi doprowadzić do obniżenia jakości; wystarczy tylko precyzyjnie zdefiniować metody pracy i procedury. Jeśli, na przykład, pokojówka biega w trakcie sprzątania między magazynem podręcznym a pokojem, z pewnością nie umie sobie zorganizować pracy. „Puste przebiegi” są stratą czasu, a stracony czas uszczupla najważniejszy i najdroższy zasób firmy – pracę.

 Planowanie zapasów

Oprócz planowania pracy i sporządzania stosownych grafików kierownik służby pięter musi dbać o to, aby pracownicy mieli odpowiedni sprzęt oraz stałe dostawy materiałów. Jego obowiązkiem jest planowanie zaopatrzenia w sprzęt i materiały niezbędne do utrzymania określonych standardów wykonania i wydajności. Dzięki temu pokojówki i służby techniczne będą pracowały bez zakłóceń, a dział zakupów będzie mógł efektywnie planować uzupełnianie zapasów sprzętu i materiałów, zamawianych i magazynowanych w odpowiednich ilościach przez departament eksploatacji. Kierownik służby pięter jest odpowiedzialny za organizowanie dostaw zapasów dwóch rodzajów produktów: wielokrotnego oraz jednorazowego użytku.

Ze względu na ograniczoną powierzchnię magazynową, a także zalecenie kierownictwa hotelu, aby nie zamrażać znacznej ilości środków finansowych, kierownik służby pięter musi utrzymać zapasy na rozsądnym poziomie. Do kategorii zapasów produktów wielokrotnego użytku zalicza się pościel, sprzęt i niektóre artykuły w pokojach. Sprzętami wielokrotnego użytku są wózki pokojówek, odkurzacze i maszyny do prania dywanów; do artykułów wielokrotnego użytku w pokojach zalicza się żelazka, deski do prasowania oraz dostawki i łóżeczka dziecinne, dostarczane na zamówienie gościa. Do kategorii zapasów produktów jednorazowego użytku zalicza się środki czystości używane przez pokojówki, podstawowe środki higieny osobistej przeznaczone dla gości, np. mydło, oraz dodatkowe, takie jak szczoteczka do zębów, szampon, balsam do włosów, perfumowane płyny do kąpieli i woda kolońska.

Ponieważ te ostatnie szybko się zużywają, procedury obowiązujące w magazynie służby pięter i system zlecania zakupów muszą być ściśle powiązane. System zlecania zakupów produktów jednorazowego użytku określa wielkość dostawy na podstawie dwóch wskaźników: ilości minimalnej i maksymalnej.

 Zakres czynności i opis stanowiska pracy

Gdy plan zajęć służby pięter jest prawidłowo opracowany, organizacja pracy personelu jest stosunkowo łatwa. Posługując się informacjami zgromadzonymi podczas planowania, kierownik służby pięter ustala, ile osób powinien zatrudnić i na jakich stanowiskach, a następnie sporządza zakres czynności i opis pracy dla każdego stanowiska.

 Zakres czynności

Zakres czynności powinien zawierać wszystkie obowiązki pracownika na danym sta­nowisku. Nie może to być jednak szczegółowy spis pojedynczych czynności wchodzą­cych w skład procedur, lecz raczej prosty opis wymagań w stosunku do pracownika.

Opis stanowiska pracy

W niektórych przypadkach opis stanowiska pracy jest dołączany do zakresu czynności w postaci dodatkowych informacji pracodawcy. Wśród nich mogą się znaleźć np. dodatkowe obowiązki, warunki pracy, zależność służbowa pracownika oraz sprzęt i materiały, za pomocą których będzie wykonywał pracę. Opis taki ma sens jedynie wówczas, gdy jest dostosowany do konkretnej sytuacji, czyli zasad funkcjonowania danego hotelu. Forma i treść opisu stanowiska pracy nie mają jednolitego charakteru w całym hotelarstwie, lecz są opracowywane przez poszczególne hotele w zależności od potrzeb.

Ze względu na możliwe zmiany przydziału zajęć opis stanowiska pracy należy weryfikować, co najmniej raz w roku. Właściwie sformułowany opis, tzn. zawierający obowiązki pracownika i wymagania pracodawcy, oraz zgodny ze specyfiką zadań, daje poczucie bezpieczeństwa i umacnia wiarę we własne siły. Dobrą praktyką jest za­angażowanie pracowników w przygotowanie i weryfikowanie własnych opisów stanowisk pracy. Każdy pracownik służby pięter powinien dostać kopię takiego opisu.

 Szczegółowy opis czynności

Na podstawie zakresu czynności i opisu stanowiska pracy można sporządzić szczegółowy opis czynności, inaczej mówiąc, podzielić procedury na podstawowe elementy. Szczegółowy opis czynności należałoby również wykorzystać do opracowania programu szkolenia oraz jako materiał porównawczy podczas oceny wyników pracy.